A Comissão Especial para Gestão Documental do Foro Extrajudicial, criada em dezembro passado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) com a missão de estabelecer padrões de organização e gestão documental dos acervos dos cartórios brasileiros, teve seu prazo de funcionamento prorrogado por mais 120 dias, a partir de julho. A medida foi necessária para acompanhar o trabalho da comissão, que cresceu ao longo dos meses.
"Inicialmente, o grupo entregaria as normas de gestão apenas dos cartórios de imóveis da Amazônia Legal. Mas estamos lidando com um universo muito mais amplo e complexo, onde todos os tipos de cartórios poderão ser beneficiados", diz o presidente da Comissão Especial, o juiz auxiliar do CNJ Marcelo Berthe. Até o final do ano, as novas regras de padronização para a conservação, certificação, digitalização, microfilmagem e manuseio dos papéis cartoriais já estarão prontas. Atualmente, a Comissão Especial está na fase de elaboração de textos relativos às várias metodologias necessárias para a correta preservação e utilização dos documentos cartoriais.
Restauração – Um grupo formado por profissionais especialistas do Arquivo Nacional e da Biblioteca Nacional fará a análise de tudo o que envolve a preservação dos documentos físicos – que compreende a fase de restauração, conservação dos documentos, organização, guarda e até a preparação de documentos para microfilmagem e digitalização. Outro grupo, formado por registradores e especialistas em gestão de documentos eletrônicos e arquivos digitais está se debruçando nos métodos de microfilmagem e tecnologias digitais.
Um dos pontos importantes, e aguardado com grande expectativa, diz respeito à validade e à metodologia do emprego da chamada microfilmagem híbrida – um método que gera microfilme a partir da imagem digital do documento, diferente da técnica tradicional, onde o filme é gerado diretamente de um documento físico. "Nossa intenção é migrar – de forma segura e padronizada – todo documento cartorial para o meio digital. O documento de uso cotidiano passará a ser o eletrônico. No entanto, reconhecer a validade de um documento em um ambiente virtual é ainda nosso grande desafio. Temos base normativa para empregar os meios eletrônicos?", questiona o juiz auxiliar do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) Antônio Carlos Alves Braga Júnior, membro da comissão instalada em março deste ano.
"É nessa fase em que nos encontramos: estamos construindo essas regras e, sem elas, não é possível fazer essa travessia", completa Braga Júnior. A apresentação do esboço desses documentos descritivos das várias metodologias ocorrerá nos dias 25 e 26 de agosto, na próxima reunião da Comissão Especial. A expectativa é de que as novas regras entrem em funcionamento no prazo de um ano após a publicação das normas pelo CNJ; que deve ocorrer até o final de 2011.
Histórico – A comissão foi criada em dezembro do ano passado pelo Conselho Nacional de Arquivos (Portaria Nº94/2010) para organizar e recuperar os papéis dos cartórios instalados nos estados da Amazônia Legal. No entanto, o trabalho foi ampliado para alcançar todo o sistema cartorial brasileiro. Para custear o projeto, um Acordo de Cooperação firmado entre o CNJ e o INCRA (Instituto Nacional de Colonização e Reforma Agrária) disponibilizou R$ 10 milhões.
A Comissão Especial é presidida pelo juiz Marcelo Berthe, com o apoio dos seguintes integrantes: Antônio Alves Braga Júnior, juiz auxiliar da Presidência do CNJ, Jayme Spinelli Júnior, coordenador de Preservação da Fundação Biblioteca Nacional; os registradores de imóveis do Estado de São Paulo Flauzilino Araújo dos Santos, presidente da Arisp (Associação dos Registradores Imobiliários de São Paulo) e 1° Oficial de Registros de Imóveis de São Paulo; e Sérgio Jacomino, 5° Oficial de Registro de Imóveis de São Paulo, além de Silvia Ninita de Moura Estevão, gerente do Sistema de Informações do Arquivo Nacional; Carlos Augusto Silva Ditadi, especialista em preservação digital e Emiliana Brandão, especialista em conservação preventiva, ambos do Arquivo Nacional.
Fonte: CNJ