Foi realizada na tarde de ontem (27/9), no prédio que abriga os gabinetes dos desembargadores da Seção de Direito Público (MMDC), uma reunião de alinhamento para a implantação do Programa de Gestão Documental.
O encontro ocorreu no gabinete do desembargador Eutálio José Porto Oliveira, da 15ª Câmara de Direito Público e também presidente da Comissão de Arquivos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo.
O Órgão Especial do Tribunal de Justiça aprovou e editou a Resolução que cria o Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo. O programa foi implantado com o objetivo de adotar um conjunto de procedimentos e operações referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
A iniciativa atende à necessidade de se preservar a memória histórica; reduz a massa documental de processos findos, arquivados e destituídos de valor; traz mais agilidade no desarquivamento dos processos; proporciona eficiência na administração do arquivo; melhora a conservação dos processos e documentos de guarda permanente; libera espaço físico e incrementa a pesquisa.
A preocupação do TJSP é dar destino adequado aos mais de 70 milhões de processos que já foram encerrados pela Justiça – acervo que vem crescendo ao longo de sua existência, desde sua inauguração, em fevereiro de 1874.
O primeiro passo já foi dado. Os processos até 1890 foram declarados Patrimônio Arquivístico Público e foram transferidos para o Arquivo Público do Estado. O material será preservado e digitalizado para permitir o acesso da população.
Pelo decreto 48.897, de 2004, são considerados documentos de guarda permanente: os indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos, que serão definitivamente preservados; os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas declarados de interesse público e social, nos termos da lei; todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual até o ano de 1940.
Com o convênio firmado entre o Tribunal de Justiça e o Governo do Estado, a previsão é de que todos os processos até 1940 também sejam transferidos para o Arquivo Público do Estado. Lá, eles receberão tratamento adequado, serão restaurados e disponibilizados para consulta.
O segundo passo consiste na seleção dos processos a partir de 1940, ao serem classificados como de descarte, serão as partes comunicadas e, em havendo interesse, poderão retirar os autos; caso contrário, serão recuperados e disponibilizados para consulta e pesquisa. Esses processos serão de grande valia para a sociedade, pois são uma fonte rica de pesquisa para universidades, bibliotecas, museus e historiadores, entre outros.
Os processos de guarda permanente, como as ações de família, união estável, registros públicos, posse, registro e propriedade de bem imóvel, usucapião, procedimentos de infância e juventude, adoção, direito ambiental, coletivas e criminais, entre outros permanecerão no Tribunal de Justiça.
O terceiro passo consiste na entrada dos processos na Justiça Estadual, que receberão no ato de sua distribuição a classificação arquivística automática, segundo a tabela de temporalidade e destinação de documentos e processos, o que facilitará sua posterior destinação e preservação.
O programa de Gestão Documental conta com o apoio de três comissões, nas áreas de Direito Público, Criminal e Privado, cada uma presidida por um juiz da sua respectiva área, além de historiadores, funcionários com formação jurídica e experiência no Tribunal de Justiça para avaliar os processos, e se adequar às regras jurídicas e históricas determinadas pela Resolução 37 do CNJ, que recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário Proname e de seus instrumentos.
Na reunião, o desembargador Eutálio José Porto Oliveira destacou a importância da gestão dos documentos e preservação das ações: a visão do processo pelo jurisdicionado é que o processo acaba com a sentença executada, mas o processo não termina nem para a sociedade e nem para o Tribunal. A ciência jurídica visa a distribuir a Justiça, mas para outras áreas, como história e sociologia, por exemplo, existe o interesse em conhecer a evolução da sociedade através do processo judicial, que conta a história viva das partes, suas alegrias e tristezas.
Está previsto para ser instalado, no próximo dia 25 de outubro, um espaço que abrigará os funcionários responsáveis pela execução do programa de gestão documental para resgate e preservação da história paulista, através do Poder Judiciário.
Participaram da reunião a secretária Ana Lucia da Costa Negreiros, titular da Secretaria da Primeira Instância (SPI); a diretora da SPI-3, Marinele Feitosa Guimaraes Pavão; a supervisora de serviço do SPI 3.17.4, Roseli Neimas; a coordenadora do SPI 3.15, Ângela Margarete Caniato; a coordenadora do SPI 3.17, Mônica Aparecida Poletti Mastrodomenico; a coordenadora de Cerimonial e Relações Públicas, Arianna Monica Giulia Ceres França e a supervisora do Cerimonial, Maria do Carmo Palmeira da Silva Pereira.
Fonte: TJSP