A Central de Informação do Registro Civil de Minas Gerais, a CRC-MG, foi instituída a partir do Provimento nº 256/2013. Ela foi criada para armazenar, concentrar e disponibilizar todas as informações sobre os atos lavrados nos cartórios de registro civil das pessoas naturais do Estado.
De acordo com o provimento, é dever dos oficiais de registro civil manter atualizada a base de dados da Central, cumprindo os prazos fixados para o envio das informações.
Acesso aos dados
Os registradores civis das pessoas naturais integrantes da CRC-MG terão acesso gratuito às informações públicas constantes do banco de dados do sistema. No entanto, os dados referentes ao termo, livro, folha e data do registro só estarão disponíveis para o oficial da serventia que realizou o ato.
Já a Corregedoria-Geral de Justiça terá acesso gratuito e irrestrito a todas as informações constantes no banco de dados da Central.
Os interessados, pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, só poderão acessar a CRC-MG, em breve, após prévio cadastro e devida identificação, para a verificação da existência de qualquer ato.
O acesso à certidão e a cobrança de emolumentos
Ao realizar a pesquisa e solicitar uma certidão, o interessado pode optar entre três formas de receber o documento.
A certidão pode ser entregue diretamente na serventia que realizou o ato. Porém, o solicitante também pode preferir pegar o documento em qualquer outra serventia de Registro Civil das Pessoas Naturais de Minas Gerais. Uma terceira hipótese é a entrega da certidão pelos Correios. Nestes três casos, os valores cobrados pelo serviço serão diferenciados.
Caso o interessado queira pegar o documento na própria serventia onde foi realizado o ato, será cobrado o valor da certidão com o acréscimo das anotações e averbações, se houver.
Caso ele opte por buscar a certidão em serventia diversa a do ato, será cobrado o valor da transmissão da certidão (Item 14 da tabela de Emolumentos do RCPN), mais o valor da certidão. Os emolumentos da transmissão serão pagos ao cartório que originou o documento, já o valor da certidão será pago ao cartório que imprimiu, selou e entregou o documento.
Caso a opção seja o envio pelos Correios, o interessado deverá efetuar ainda o pagamento da remessa postal.
O funcionamento do sistema e sua manutenção
A CRC-MG está disponível no endereço webrecivil.recivil.com.br. Para fazer o login é preciso ter certificado digital, sendo que o primeiro login deve ser feito com o certificado digital do oficial do cartório. Ao entrar no sistema, o oficial poderá cadastrar os funcionários, a partir do certificado digital de cada um, para ter acesso a CRC-MG.
O manual do usuário mostra passo a passo de como enviar os dados disponíveis no sistema da serventia para a CRC-MG.
Como gerar os dados no Cartosoft
As serventias que já possuem o Cartosoft poderão enviar as informações à CRC-MG de forma rápida e prática. O Cartosoft tem que estar atualizado com a última versão 2.4.15. No menu, é preciso clicar em “Parâmetros globais”, “Rotinas especiais” e “Exportação de Dados CRC”.
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Em seguida, é preciso definir o período, selecionar o tipo de ato e clicar em “gerar o arquivo”. Se houver inconsistência em algum registro, o sistema vai acusar. Nesse caso, será preciso corrigir a inconsistência no registro e gerar novamente o arquivo.
Lembrando que é preciso gerar o arquivo para cada tipo de registro, de acordo com o Provimento n° 256/2013 (nascimentos, casamentos, óbitos, natimortos, etc.). Depois que o arquivo for gerado, é necessário exportá-lo para a CRC seguindo as orientações do manual do usuário.
Os oficiais que possuem outros sistemas deverão solicitar ao técnico responsável que entre em contato com o departamento de TI do Recivil ou que ele acesse o blog http://recivilti.blogspot.com.br/ para verificar a documentação necessária para adaptar o sistema do cartório à CRC-MG.
Prazos para envio
Os registradores civis das pessoas naturais de Minas Gerais devem encaminhar até o dia 10 do mês subsequente ao da lavratura do registro os dados referentes aos nascimentos, casamentos, óbitos, natimortos e demais atos relativos ao estado civil lavrados, respectivamente, nos Livros "A, "B, "B-Auxiliar, "C, "C-Auxiliar e "E. Ou seja, até o dia 10 de novembro devem ser encaminhados os dados referentes aos registros do mês de outubro, e, assim, sucessivamente.
Até o dia 10 de outubro, era para terem sido enviados os dados referentes ao mês de setembro. Quem ainda não enviou deve fazê-lo.
Para cada registro será informado o nome da serventia e a localidade que o lavrou; o tipo de ato lavrado, ou seja, se é nascimento, casamento, óbito, etc; a data do fato; número do livro, folha e termo; nome da pessoa a qual se refere; nome do cônjuge, nos casos de casamento, ou nome da genitora, nos demais casos; e se possui ou não anotação ou averbação à margem do termo.
Além dos dados encaminhados até o dia 10 do mês subsequente, os registradores devem seguir os prazos estabelecidos no Art. 3° do Provimento n° 256/2013 para envio dos registros antigos.
I – até 31 de outubro de 2013, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 2011 até 31 de agosto de 2013;
II – até 31 de dezembro de 2013, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 2008 a 31 de dezembro de 2010;
III – até 31 de março de 2014, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 2005 a 31 de dezembro de 2007;
IV – até 30 de junho de 2014, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 2000 a 31 de dezembro de 2004;
V – até 30 de setembro de 2014, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1995 a 31 de dezembro de 1999;
VI – até 31 de dezembro de 2014, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1990 a 31 de dezembro de 1994;
VII – até 31 de março de 2015, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1985 a 31 de dezembro de 1989;
VIII – até 30 de junho de 2015, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1980 a 31 de dezembro de 1984;
IX – até 30 de setembro de 2015, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1975 a a 31 de dezembro de 1979;
X – até 31 de dezembro de 2015, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1970 a 31 de dezembro de 1974;
XI – até 31 de março de 2016, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1965 a 31 de dezembro de 1969;
XII – até 30 de junho de 2016, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1960 a 31 de dezembro de 1964;
XIII – até 30 de setembro de 2016, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1955 a 31 de dezembro de 1959.
XIV – até 31 de dezembro de 2016, para atos lavrados desde 1º de janeiro de 1950 a 31 de dezembro de 1954.
Certificado digital
De acordo com o Art. 16, do Provimento n° 256/2013 “o acesso à CRC-MG e a utilização de todas as funcionalidades nela contidas serão realizados pelos Registradores exclusivamente com uso de certificação digital”.
Existem dois tipos de certificados, o E-CPF para pessoas físicas e E-CNPJ para pessoas jurídicas. Para o envio dos dados à CRC-MG só é válido o E-CPF, pois o sistema da CRC-MG confronta os dados do E-CPF com os dados do titular do cartório cadastrados no Recompe-MG, que são o nome e o CPF do oficial.
Há ainda dois tipos de certificado. O tipo A1 é instalado no próprio computador. Já o tipo A3 pode ser um token ou um cartão com leitora. O tipo A3 é mais aconselhado, já que permite mais mobilidade. Ambos têm validade de um ou três anos.
O certificado digital é de uso "pessoal e intransferível", nele estão os dados pessoais e a senha que identifica o titular do cartório no mundo digital.
Sendo assim, o uso e a guarda do certificado devem ser feitos com extremo cuidado, uma vez que ao ser utilizado para assinatura de arquivos e mensagens eletrônicas não é possível alegar que não foi seu titular quem o usou.
Caso o titular do cartório delegue a algum funcionário a função de enviar os dados à CRC-MG, este deverá também ter o seu certificado.
Onde adquirir
Serjus/Anoreg-MG
Prodemge
Serasa
Certisign
Fecomércio – MG
Valid
Também é possível fazer o certificado digital em uma agência da Caixa Econômica Federal, desde que esta seja credenciada para isso.
Os Correios estão com o serviço de emissão suspenso.