Desde o dia 1º de janeiro de 2010, todos os cartórios de registro civil do país foram obrigados a adotar os modelos padronizados de certidões de nascimento, casamento e óbito normatizados pelo provimento número 03 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Desde o lançamento do provimento, os cartorários tiveram um tempo para conhecer as novas regras, que tem o objetivo de dar maior segurança aos documentos, evitando erros e falsificações.

No entanto, os vários detalhes dos novos modelos das certidões geraram algumas dúvidas, complicando o trabalho de adaptação dos registradores à norma. A maior dificuldade dos oficiais foi em relação ao número de matrícula que deve ser gerado no ato do registro. O número de matrícula é composto por vários códigos, como o código da serventia, os números da folha, livro e termo do registro, o código da especialidade do cartório e ainda um dígito verificador lançado ao final.

Alguns especialistas afirmam que sem um software de informática específico para a geração desta matrícula é quase impossível que os oficiais façam isso corretamente.

A corrida para a adaptação dos registradores aos novos modelos de certidões começou em abril de 2009, quando o presidente Lula soltou um decreto com as novas especificações. De abril a novembro de 2009 foram realizadas várias reuniões entre os representantes dos oficiais e os membros do CNJ para se tentar chegar a um consenso. Foram oito meses de debates e acordos, até que em novembro a Corregedoria Nacional de Justiça emitiu o provimento de número 3, que padronizou os modelos das certidões.

De acordo com a assessora do Departamento Jurídico do Recivil, Mirian Amora, os oficiais ainda têm diversas dúvidas, mas estão se esforçando para que a adaptação aconteça da melhor forma possível. “Acredito que a maioria dos oficiais já esteja emitindo as certidões dentro do padrão definido pelo CNJ. Muitos registradores informatizaram suas serventias e passaram a usar o papel de segurança. Mas até hoje respondemos dúvidas referentes ao novo modelo. No entanto, vários oficiais procuram o Sindicato dizendo que ainda chegam certidões fora do padrão, principalmente de outros estados”, comentou a advogada.

O Oficial do Registro Civil de Bugre, Minas Gerais, Edson Robert, não encontrou dificuldades para se adaptar.  “Não tive nenhuma dificuldade para me adaptar aos novos modelos de certidões, visto que o Recivil fez todo o trabalho difícil pra nós, adaptou os novos modelos ao programa Cartosoft, inclusive com o gerador da matrícula automático. É só você lançar os dados do registrado e imprimir a certidão,” explicou o oficial.

A oficiala Edna Huebra Alves ao lado do Diretor Regional Ailton Barbosa na ocasião do Curso de Qualificação realizado em Carangola

A Oficiala de Luisburgo, Edna Huebra Alves, também se adaptou bem aos novos modelos. Edna participou do Curso de Qualificação no ano de 2009, conheceu o programa Cartosoft e manteve contato com o sindicato durante todo esse tempo. “Não encontrei dificuldades nos novos modelos de certidões e só tenho a elogiar, pois será menos uma coisa que nós oficiais teremos que nos preocupar, sendo que todas as certidões estarão da mesma forma”, comentou Edna.

A questão da informatização das serventias e o uso de softwares de gestão cartorária influenciaram e facilitaram este processo. O Recivil disponibiliza gratuitamente um software de gestão, o Cartosoft, e percebeu como o programa facilitou a adaptação de muitos oficiais. O setor de tecnologia da informação, responsável pela distribuição e manutenção do programa, teve uma procura recorde no mês de janeiro, ultrapassando a média de 40 ligações por dia, além dos atendimentos online através do chat. A assistente do Departamento de Tecnologia da Informação do Recivil, Joyce Souza, comentou sobre este movimento.

Joyce Souza, que atendeu a uma média de 40 pessoas por dia

“Aqueles que já possuíam o Cartosoft não tiveram tantas dificuldades, mas aqueles que não tinham o cartório informatizado, não sabiam operar o computador e não tinham o programa enfrentaram e ainda estão enfrentando muita dificuldade”, afirmou.

Com ela faz coro a também assistente do Departamento Eliane Carvalho. “A maioria teve muita dificuldade para se adaptar. Muitos deles nunca tiveram acesso a um programa específico para cartórios como o Cartosoft e outros disponíveis no mercado. Os que usavam o computador faziam tudo no Word. Para os oficiais que já tinham o Cartosoft instalado, a principal dificuldade foi como gerar o número de matrícula. Para os demais a dificuldade foi total”, completou Eliane.

Departamento de Tecnologia da Informação trabalha para atender demanda dos oficiais pelo Cartosoft

Para atender a todas as determinações impostas pelo CNJ, o analista de Desenvolvimento do Cartosoft, Deivid Almeida, trabalhou durante meses para adaptar o programa às novas normas. “Foram meses de trabalho, adaptações e testes. Mas acredito que o programa foi de grande valia para os oficiais”, afirmou Deivid.

Já para as dúvidas na legislação, o Departamento Jurídico manteve um plantão entre o Natal e o Réveillon para atender aos Oficiais e propiciar uma adaptação mais tranqüila. Por dia, foram atendidas mais de 40 ligações oriundas de todo o Estado. “Acredito que conseguimos sanar muitas dúvidas e facilitar esse processo. No entanto, ainda deve haver dezenas de serventias com dificuldades”, completou a também assessora jurídica do Recivil, Flávia Mendes.

Os advogados Flávia Mendes e Felipe Mendonça debatem sobre os novos modelos e tiram dúvidas