A Corregedoria Nacional de Justiça publicou o Provimento nº 180, de 16 de agosto de 2024, que introduz importantes atualizações ao Código Nacional de Normas para o Foro Extrajudicial (CNN/CN/CNJ-Extra), instituído pelo Provimento n. 149/2023. Este novo provimento visa aprimorar o uso do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp) e traz uma série de mudanças para fortalecer a segurança, a eficiência e a uniformidade dos serviços notariais e de registro no Brasil.
Entre as principais alterações, destaca-se a determinação de que todas as comunicações entre as serventias extrajudiciais de notas e de registro, bem como entre estas e os órgãos do Poder Judiciário, sejam realizadas exclusivamente por meio das plataformas SERP, CENSEC e CENPROT. Enquanto essas integrações não estiverem completamente operacionais, o Sistema Hermes – Malote Digital continuará sendo utilizado para garantir a continuidade do serviço.
O Provimento também proíbe a criação, implantação e manutenção de centrais de serviços eletrônicos de registros públicos descentralizados (estaduais ou regionais), exigindo que todas as unidades de serviço registral integrem seus sistemas à plataforma Serp. As centrais estaduais ou regionais ainda em funcionamento deverão ser desativadas até 30 de junho de 2025.
A norma estabelece ainda que tabeliães e oficiais de registro devem aceitar documentos nato-digitais ou digitalizados, assegurando a autoria e a integridade dos arquivos. Preferencialmente, esses documentos devem ser processados através do Serp ou de sistemas integrados. Alternativamente, poderão ser utilizados sistemas próprios, desde que garantam a autenticidade dos documentos.
No âmbito do Registro Civil de Pessoas Naturais, o processo de restauração de assentamentos poderá ser solicitado no foro do domicílio do interessado, eliminando a necessidade do “cumpra-se” do juiz corregedor, desde que a autenticidade do documento possa ser verificada. Isso facilita e agiliza o procedimento de restauração.
O Sistema de Autenticação Eletrônica do Registro Civil – IdRC foi regulamentado para ser utilizado como meio válido de identificação e autenticação em todas as plataformas e serviços do Serp. Além disso, o Provimento prevê a regulamentação de modalidades de assinatura eletrônica avançada para atos de menor criticidade, em conformidade com a Lei n. 14.063/2020.
O texto também cria Comitês de Normas Técnicas (CNTs) dentro das estruturas dos Operadores do Serp, como o ONSERP, ONR, ON-RCPN, e ON-RTDPJ. Esses comitês são responsáveis por emitir Instruções Técnicas de Normalização (ITNs), que detalham orientações para os oficiais de registros públicos sobre a conformidade legal e normativa das plataformas e serviços eletrônicos.
A CRC, mantida pelo ON-RCPN, é crucial para a operacionalização do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp) no Registro Civil das Pessoas Naturais. Todos os oficiais de registro civil devem integrar e utilizar a CRC, sendo sua adesão obrigatória. O Ministério das Relações Exteriores (MRE) também terá acesso à CRC, ampliando sua abrangência. Além disso, a CRC poderá ser utilizada para consulta por pessoas naturais ou jurídicas, respeitadas as hipóteses de gratuidade por lei.
O Provimento esclarece ainda as regras para a cobrança de emolumentos em procedimentos iniciados em serventias diversas da competente, incluindo atos gratuitos e hipóteses de erro imputável ao oficial responsável. Essas atualizações visam aprimorar a eficiência, segurança e adequação das normas administrativas aos objetivos do Sistema Eletrônico dos Registros Públicos (Serp).
No Registro de Imóveis, o Provimento estabelece que o Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC), mantido pelo ONR, é a única plataforma autorizada a prestar serviços públicos de registro eletrônico no Brasil. Além disso, foi criada a Lista de Serviços Eletrônicos Confiáveis do Registro de Imóveis (LSEC-RI).
Para os Registros de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas, a Central RTDPJ, mantida pelo ON-RTDPJ, é agora a única plataforma autorizada a prestar serviços públicos de registro eletrônico, com adesão obrigatória de todas as serventias. Toda a troca de documentos e informações entre os ofícios de registro e demais entidades deverá ser feita exclusivamente por meio da Central RTDPJ Brasil, respeitando os direitos de privacidade, proteção de dados pessoais e sigilo das comunicações privadas e registros.
As serventias de registro civil poderão oferecer serviços remunerados relacionados à identificação dos cidadãos, mediante convênios com órgãos públicos e entidades privadas. Em caso de extinção do ON-RCPN, todo o banco de dados será transmitido ao CNJ ou à entidade indicada, sem ônus para o Poder Público, garantindo a continuidade dos serviços prestados pela CRC.