No mês de janeiro, o Recivil deu início às primeiras comunicações entre os cartórios de Minas Gerais. Os cartórios de registro civil das cidades de Andradas e Poços de Caldas, localizados no sul do Estado, foram os pioneiros nessa iniciativa do Sindicato, que tem como objetivo facilitar a troca de comunicações entre um cartório e outro.

Outras 30 cidades vão ser convidadas a aderir ao sistema e, desta forma, disseminar o uso da Intranet para todas as serventias do Estado. Ao longo de 2008, o Recivil trabalhou no desenvolvimento do sistema, realizado pela equipe do departamento de Tecnologia da Informação.

O sistema ainda não substitui as formas tradicionais de comunicações, e também não é a forma de comunicação oficial entre os cartórios, como ocorre em São Paulo, cujo Provimento 25/2005 regulamentou a utilização da Intranet no Estado. O Recivil ainda está conversando com a Corregedoria-Geral de Justiça de Minas Gerais para que edite provimento semelhante para regulamentar a Intranet como sistema oficial de troca de informações entre os cartórios do estado.  

A Intranet é um sistema que permite que um cartório envie comunicações para outro, sem utilizar-se da forma tradicional, o correio. São 15 tipos de comunicações que podem ser feitas, como alteração de estado civil, casamento religioso, casamento no exterior, óbito, entre outros. 

Como funciona

O procedimento para enviar as comunicações é muito simples, funciona da mesma forma como se manda um e-mail.

Através do Cartosoft, ou qualquer outro sistema de automação de cartórios de registro civil, um arquivo será gerado com as comunicações que precisam ser mandadas a outros cartórios. Pelo site do Recivil, num link destinado à Intranet, o Oficial vai acessar o sistema, digitar o usuario e senha fornecidos pelo Sindicato, importar esse arquivo e enviar a comunicação, que irá para um banco de dados.

Um servidor que ficará localizado no Sindicato vai redirecionar esses arquivos para os respectivos cartórios que deverão receber a comunicação. Todo esse procedimento é feito automática e instantaneamente.

Para o cartório que tem o sistema, mas não tem internet, a comunicação também poderá ser realizada. As informações poderão ser salvas em um CD, ou pen drive e enviadas através de outro computador que tenha internet, com em lan houses (estabelecimentos comerciais onde as pessoas podem pagar para utilizar um computador com acesso à internet).

A serventia que não tem computador, nem internet, também poderá enviar as comunicações (por outro computador que tenha internet), que deverão ser cadastradas no site do Recivil. Ou seja, tem solução para todos os cartórios.

Comunicação com outros cartórios

Além da comunicação entre os cartórios de Minas Gerais, também será possível comunicar com cartórios de outros estados, como São Paulo e Espírito Santo, que já trabalham com a Intranet.

Em São Paulo, primeiro estado a utilizar o sistema, as comunicações começaram a ser desenvolvidas em 1999, em caráter experimental. Desde que a Intranet foi implantada, cerca de sete milhões de comunicações já foram realizadas pelos 816 cartórios de Registro Civil do Estado. 

Além da Intranet de São Paulo que está funcionando perfeitamente, no Espírito Santo o sistema está dando os primeiros passos. Atualmente dos 349 cartórios de Registro Civil do Espírito Santo, cerca de 150 já utilizam a Intranet, recebendo e enviando comunicações. Nos últimos dois anos foram mais de 400.

Adesão

O cartório que quiser aderir a intranet deve entrar em contato com o Sindicato através do telefone (31) 2129-6000 e falar com Carlos ou Jader. Em seguida, será feito um cadastro e uma avaliação da estrutura dos cartórios interessados, para saber se atendem aos requisitos de informática necessários.

Posteriormente, os funcionários do Recivil entrarão em contato com o cartório dando a previsão de quanto tempo o sistema poderá ser instalado na serventia. Além disso, os cartórios que aderirem à Intranet receberão um manual de instrução com orientações de como utilizar o sistema.

Próximos passos

Além da troca das comunicações entre os cartórios, a Intranet pretende agregar outros serviços. O próximo passo será as buscas e pedidos de certidões, a serem construídos ao longo do ano. Além disso, a Intranet também contará com a certificação digital, com o objetivo de garantir mais segurança aos atos praticados.