Decisão da CGJ-SP torna compulsória a observância da Resolução 09 do CNJ e concede prazo de 120 dias para sua implementação 

DICOGE 1.2

PROCESSO Nº 2013/50923
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, nego provimento ao recurso administrativo. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2013/111946
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, rejeito os embargos de declaração. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2013/125028
DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto, nego provimento
ao recurso. Publique-se. São Paulo, 23 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

PROCESSO Nº 2012/117706 – SÃO PAULO – CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA.
Parecer (293/13-E)
Serventias Extrajudiciais – Formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais – Dever de guarda dos acervos – Recomendação nº 09 do Conselho Nacional de Justiça – Obrigatoriedade.

Excelentíssimo Senhor Corregedor Geral da Justiça:
O presente expediente foi iniciado para realizar estudos de medidas técnicas e normativas possíveis de serem adotadas no âmbito desta Corregedoria Geral da Justiça voltadas à preservação dos acervos das Serventias Extrajudiciais por meio de arquivos de segurança (backup).
Durante o curso deste expediente, sobreveio a Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais de notas e de registro.
A Recomendação nº 09 deu ensejo à formação do Proc. CG 2013/35270, ao qual o presente feito foi apensado.
Foram ouvidas as entidades de classe ANOREG-SP, ARPEN-SP, CNB-SP, ARISP, IRTDPJ e IEPTB-SP.
É o relatório.
Opino.
Em 28.08.12, o prédio em que se encontra instalado o Registro de Imóveis e Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Assis foi alvo de incêndio que danificou parte de seu acervo ainda não recuperado a despeito dos esforços até o momento empreendidos.
É notória a catástrofe que atingiu, em 2010, a Comarca de São Luiz do Paraitinga, cujo acervo registral até hoje encontra-se em fase de restauração, contando, para isso, com o apoio moral e material das entidades de classe.
Os acervos das Serventias Extrajudiciais têm valores histórico, material e moral inestimáveis e devem ser mantidos em locais seguros pelos notários e registradores na forma dos arts. 30, I e 46, ambos da Lei nº 8.935/94:
Art. 30. São deveres dos notários e dos oficiais de registro:
I – manter em ordem os livros, papéis e documentos de sua serventia, guardando-os em locais seguros;
Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecer sempre sob a
guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por sua ordem, segurança e conservação.
Em 30.08.12, dois dias após o incêndio em Assis, V. Exa. determinou a abertura do presente expediente com o objetivo de encontrar formas de se assegurar, por meio de cópias de segurança, os acervos das Serventias Extrajudiciais.
Pouco tempo depois, mais precisamente em 05.03.13, a Corregedoria Nacional de Justiça encaminhou a esta Corregedoria Geral a Recomendação nº 09, que dispõe sobre a formação e manutenção de arquivo de segurança pelos responsáveis pelas
Serventias Extrajudiciais de notas e de registro.
A Recomendação nº 09 foi autuada nos autos do processo CG nº 2013/352790, ao qual os presentes autos foram anexados.
Depois de dar cumprimento às providências nela contidas, como a ampla divulgação de seu teor (publicação por três vezes no DJE e disponibilização no Portal do Extrajudicial), facultou-se, em virtude da identidade de propósitos do presente expediente e da Recomendação nº 09, a oitiva das entidades de classe dos notários e registradores.
A ARPEN/SP e o Colégio Notarial do Brasil-SP entendem que o regramento do Conselho Nacional de Justiça é suficiente para os fins ora perseguidos (fls. 99/100 e 106/108).
A ANOREG-SP argumenta ser necessário realizar um estudo para a fixação de prazos para que ocorra a migração dos arquivos físicos para os eletrônicos e se coloca à disposição desta Corregedoria Geral (fl. 117).
O IEPTB-SP fez duas observações em relação ao § 1º, do art. 1º, da Recomendação nº 9, do Conselho Nacional de Justiça, para que a Corregedoria Geral determine que o arquivo de segurança seja mantido de forma obrigatória e por prazo mínimo de dez anos para os livros de protesto e de três anos para os de protocolo, em conformidade com o art. 36, da Lei nº 9.492/97 (fls. 102/104).
A ARISP-SP sustenta que: a) as cópias de segurança devem abranger todos os livros de registro, inclusive os de transcrições, e não apenas os escriturados a partir de 1980; b) é importante deixar claro que as cópias de segurança não objetivam a substituição dos livros em seus originais, mas que servirão apenas como backup a ser utilizado em caso de desastres; e c) disponibilizou espaço para armazenamento de dados em data center, o que permite o cumprimento do art. 2º, da Recomendação nº 9, do Conselho Nacional de Justiça (fls. 120).
Por fim, o IRTDPJ-SP requereu a dispensa dos Oficiais de Registro de Títulos e Documentos e Civil de Pessoas Jurídicas de fazer cópia de segurança dos registros assentados no livros A e B de Pessoas Jurídicas e A, B e C do Títulos e Documentos efetuados anteriormente a 1981 (fl. 127).
Embora a Recomendação nº 09 permita, em seu art. 5º, que as Corregedorias Gerais de Justiça regulamentem a formação e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudiciais, o regramento contido em referida Recomendação mostra-Publicação Oficial do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo – Lei Federal nº 11.419/06, art. 4º Disponibilização: Terça-feira, 3 de Setembro de 2013 Diário da Justiça Eletrônico – Caderno Administrativo São Paulo, Ano VI – Edição 1490 28 se, ao menos nesta primeira fase, suficiente para os fins perseguidos.
É claro que o ideal seria que todas as Serventias providenciassem, desde já, arquivo de segurança de todos os seus acervos. Contudo, é preciso observar que a iniciativa é inédita e demanda certo tempo – que não deve e não pode ser grande – para que todos os responsáveis pelas Unidades Extrajudiciais – titulares ou não – consigam pessoal, material e até mesmo recursos para tanto.
Deste modo, e considerando a amplitude do regramento inserido na Recomendação nº 09, parece não haver motivo, ao menos nesta fase inicial, para que esta Corregedoria Geral faça uso da ressalva do art. 5º e regulamente a questão da formação e da manutenção dos arquivos de segurança dos acervos das Serventias Extrajudiciais.
De outro lado, em prol da segurança dos acervos, esta Corregedoria Geral pode, em cumprimento ao deveres de orientar e fiscalizar os serviços notariais e de registro no Estado de São Paulo(1), adotar desde já medida administrativa efetiva, qual seja, tornar obrigatória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça por todos os responsáveis pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo.
Isto porque, conquanto emanada do C. Conselho Nacional de Justiça, por meio de sua Corregedoria Nacional de Justiça, o ato normativo em questão, por se tratar de recomendação, não traz providência de caráter compulsório, de modo que não há
certeza de que todas as Serventias adotarão as precauções nela previstas.
Adotada a medida ora sugerida, todos os livros obrigatórios previstos em lei e os documentos eletrônicos que integram o acervo das Serventias estarão livres de fortuitos como os que atingiram o Registro de Imóveis e Títulos e Documentos e Civil de Pessoa Jurídica de Assis e a Comarca de São Luiz do Paraitinga.
Cabe aqui lembrar que a Recomendação nº 09 permite que as cópias de segurança sejam feitas em diversas formas, como microfilme, arquivo de mídia digital (imagens extraídas por meio de scanner ou fotografia), arquivo de dados assinado
eletronicamente com certificado digital emitido nos termos do ICP-Brasil, ou qualquer outro método hábil, o que possibilita a todas as Serventias, mesmo as menos rentáveis, atender ao seu propósito que, nesta fase inicial, é proteger o acervo independentemente de forma específica.
Exige, em contrapartida, que o arquivo de segurança seja atualizado com periodicidade não superior a um mês e que uma de suas vias seja arquivada em local distinto da Serventia, facultado o uso de servidores externos.
Frisa, ainda, que o arquivo de segurança passa a integrar o acervo da Serventia de modo que deverá ser transmitido ao novo titular da delegação ou ao novo responsável em conjunto com os softwares que permitam seu pleno uso e atualização.
A Recomendação nº 9, ao prever diversos meios de se criar o arquivo de segurança, ao mesmo tempo em que assegura desde já o acervo fundamental das Serventias, permite que os estudos sobre o tema sejam aprofundados a fim de que,
oportunamente, sobrevenha regulamentação específica com critérios técnicos uniformes.
Embora a Recomendação nº 09 date de março de 2013, só agora sua observância deixará de ser facultativa. Razoável, por isso, conceder um prazo de 120 dias, a partir da publicação da decisão de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que os responsáveis, a qualquer título, das Serventias Extrajudiciais adotem as providências nela previstas, as quais deverão
ser comunicadas e acompanhadas pelas Corregedorias Permanentes, na forma do item 20.1, “d” , do Capítulo XIII, das Normas de Serviço da Corregedoria Geral da Justiça(2).
Decorrido o prazo de 120 dias sem que o responsável pela Serventia tenha adotado as providências e comunicado o Juízo Corregedor Permanente, a este caberá, em expediente próprio, verificar ocorrência de eventual falta disciplinar.
É importante ponderar, por fim, que a formação do arquivo de segurança aqui tratada não tem por objetivo substituir os livros originais das Serventias, de modo que, ao menos por ora e neste expediente, não se examinará a migração sugerida pela ANOREG-SP.
Diante do exposto, o parecer que respeitosamente submeto à elevada apreciação de V. Exa. é no sentido de: a) tornar compulsória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, pelos responsáveis, a qualquer título, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo; e b) conceder prazo de 120 dias, a contar da primeira publicação no DJE da decisão de V. Exa. que eventualmente aprovar este parecer, para que as medidas contidas na Resolução nº 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.
Em caso de aprovação, sugiro a publicação do presente parecer no DJE por três dias alternados para conhecimento geral, atribuindo-se força normativa à respeitável decisão.
Sub censura.
São Paulo, 22 de agosto de 2013.
Gustavo Henrique Bretas Marzagão
Juiz Assessor da Corregedoria (fls. 130/136)

NOTAS DE RODAPÉ
(1) Art. 236. Os serviços notariais e de registro são exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público.
§ 1º – Lei regulará as atividades, disciplinará a responsabilidade civil e criminal dos notários, dos oficiais de registro e de
seus prepostos, e definirá a fiscalização de seus atos pelo Poder Judiciário
(2) Observadas as peculiaridades locais, ao Juiz Corregedor Permanente caberá a verificação dos padrões necessários ao
atendimento deste item, em especial quanto a:
…
d) adequação e segurança de “softwares”, sistemas de cópias de segurança e de recuperação de dados eletrônicos, bem
como de procedimentos de trabalho adotados, fixando, se for o caso, prazo para a regularização ou a implantação;

DECISÃO: Aprovo o parecer do MM. Juiz Assessor da Corregedoria e, por seus fundamentos, que adoto: a) torno compulsória a observância da Recomendação nº 09, da Corregedoria Nacional de Justiça, pelos responsáveis, a qualquer
título, pelas Serventias Extrajudiciais do Estado de São Paulo; e b) concedo prazo de 120 dias, a contar da primeira publicação desta decisão no DJE para que as medidas contidas na Resolução nº 09 sejam implementadas e comunicadas aos respectivos Corregedores Permanentes, sob pena de responsabilidade.
Atribuo força normativa a esta decisão.
Para conhecimento geral, publique-se o parecer e a presente decisão por três dias alternados no DJE.
São Paulo, 26 de agosto de 2013. (a) JOSÉ RENATO NALINI, Corregedor Geral da Justiça.

Fonte : Arpen SP