A partir desta quarta-feira (01/07), as serventias extrajudiciais passam a informar diariamente toda a movimentação de seus atos no Sistema de Informações Gerenciais Extrajudicial (SIG-EX). O sistema foi implantado em novembro de 2008, primeiramente na serventia extrajudicial da Comarca de Terenos, como projeto piloto, e até esta terça-feira, dia 30, era operado em caráter experimental pelas demais serventias do Estado.

O objetivo da adoção do sistema é acabar com a circulação de papéis, isto é, o trânsito de ofícios, de maneira que as informações, o armazenamento de dados, enfim, todos os procedimentos ocorram no meio informatizado. Atualmente, estão cadastradas no SIG-EX 169 serventias. O sistema foi instituído por meio do Provimento nº 2, da Corregedoria-Geral de Justiça, publicado no Diário da Justiça do dia 28 de março de 2009. Segundo o provimento, a adoção do SIG-EX, “busca compilar numa única ferramenta a vinculação do selo de autenticidade com o ato praticado, gerar relatórios, verificar livro-caixa, guia de ressarcimento, balanço de selo, aquisição de selos de autenticidade e emissão das guias de recolhimento do Funjecc”.

Anteriormente o processo era feito por meio do envio de relatórios à Corregedoria, numa periodicidade mensal, com exceção de alguns casos em que era preciso informar semanalmente os atos praticados. Com o funcionamento do SIG-EX a partir deste dia 1º de julho, os dados serão repassados diariamente pelo meio eletrônico.

Outro aspecto vantajoso do sistema é o fato de que ele possibilitará que os usuários dos serviços notariais e registrais possam verificar se os selos de autenticidade conferem com o respetivo ato praticado, via internet, pelo portal do Tribunal de Justiça, no link da Corregedoria-Geral de Justiça, porque os selos são destinados a atos específicos. Por exemplo, os de cor amarela representam os atos isentos de cobrança, como certidões de nascimento e óbito, os de cores marrom, azul, vermelho e verde identificam outros atos dentro de cada especialidade notarial e ou registral.

Também será possível a requisição de selos de autenticidade pelo SIG-EX, porque o sistema está interligado com o Sistema de Controle de Selos (SCS). Assim, os pedidos das serventias são acompanhados de forma automatizada, como também ocorre com a liberação do pedido, cumprindo é claro, os procedimentos que se fazem necessários. Em contrapartida, o SIG-EX também auxiliará os trabalhos de fiscalização por parte da Corregedoria dos Serviços Notariais, Tabelionatos de Protesto e de Registros, otimizando tempo e serviço entre outros benefícios.

Além disso, o usuário beneficia-se com a ferramenta on-line para consulta do selo de seu documento, pois, ao inserir o número e a cor do respectivo selo de autenticação, o cidadão poderá verificar qual ato e cartório a que ele está relacionado, ou seja, o próprio usuário poderá fiscalizar a autenticidade do ato solicitado, o que gera uma maior transparência no atendimento ao público. O SIG-EX foi desenvolvido pela Corregedoria-Geral de Justiça em parceria com a Secretaria de Tecnologia da Informação.

Fonte: Site do Conselho Nacional de Justiça – 01/07/2009.