O corregedor-geral da Justiça, desembargador Cleones Carvalho Cunha, assinou um provimento no qual institui o Malote Digital (Sistema Hermes) como meio de comunicação oficial entre as serventias extrajudiciais do Estado do Maranhão e entre estas e os órgãos do Poder Judiciário. Ao elaborar o documento, o corregedor destacou que a Corregedoria Geral da Justiça é órgão de fiscalização, normatização e orientação administrativa das atividades das serventias extrajudiciais.
Cleones Cunha citou a Resolução n° 100, de 24 de novembro de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre a comunicação oficial, preferencialmente por meio eletrônico, através do Sistema Hermes – Malote Digital. Ele considerou, ainda, que o provimento é ato de caráter normativo e tem a finalidade de regulamentar, esclarecer ou interpretar a aplicação de dispositivos gerais, e que o princípio constitucional da eficiência reclama a adoção de meios mais céleres e menos onerosos para a consecução dos fins da administração pública.
De acordo com o documento, o Conselho Nacional de Justiça luta, através de seu Provimento nº 25, de 12 de novembro de 2012, pela confecção de ferramenta apta a viabilizar a comunicação, de forma eficiente, uniformizada e rápida, entre as serventias As comunicações oficiais entre as serventias extrajudiciais e entre estas e os órgãos do Poder Judiciário, serão realizadas, obrigatoriamente, com a utilização do Sistema Hermes – Malote Digital, nos termos deste Provimento, salvo nos casos de indisponibilidade eventual do sistema, enquanto esta perdurar.
“(…) Nas hipóteses em que o órgão destinatário não dispuser de cadastro no Malote Digital (Unidade Organizacional – UO), o documento poderá, excepcionalmente, ser encaminhado em meio físico. (…) A utilização do malote digital não se aplica às hipóteses em que for necessária a remessa de documentos originais, os quais deverão ser encaminhados por via postal ou outro meio convencional (…)”, versa o provimento.
O corregedor expressa no provimento que é obrigatória a consulta diária ao Malote Digital, sendo de inteira responsabilidade do delegatário prover os meios necessários para viabilizar o regular uso e acesso ao sistema. “Considerar-se-á realizada a comunicação na data e hora registrada no recibo de leitura, comprobatória do acesso ao teor do documento pelo destinatário”, destaca.
O provimento resolve que quando o envio de documentos se der para atender a prazo, serão considerados tempestivos os transmitidos até as vinte e quatro horas do seu último dia. A leitura dos documentos será considerada automaticamente realizada se decorridos dois dias sem a efetiva leitura, contados da data do envio do documento, não sendo possível alegar desconhecimento do conteúdo da comunicação enviada
Será considerada, para todos os efeitos, como comunicação feita pessoalmente ao delegatário, a que for realizada por meio do Malote Digital. Recomenda-se a instalação do Notificador do Malote Digital, disponível na página inicial do sistema, na opção "Acessar Notificador", objetivando possibilitar o imediato conhecimento de novos documentos recebidos.
O provimento ressalta que os dados necessários para acessar o sistema (login e senha) serão enviados ao e-mail oficial da serventia extrajudicial, o qual deverá ser informado pelo delegatário, no prazo máximo de dois dias após a publicação deste provimento, através de expediente destinado à Coordenação das Serventias desta Corregedoria Geral da Justiça.
A Diretoria de Informática e Automação do Tribunal de Justiça vai disponibilizar aos usuários indicados pela Corregedoria Geral de Justiça do Maranhão os perfis de "Administrador Global malote Digital" e “Administrador Global Organizacional", para fins de viabilizar a manutenção do Malote Digital Extrajudicial diretamente pela Coordenação de Serventias Extrajudicial desta Corregedoria.
Fonte: TJMA
