Corregedoria disciplina documentos eletrônicos no Estado de São Paulo 

PROVIMENTO CG. Nº 29/2007

O DESEMBARGADOR GILBERTO PASSOS DE FREITAS, CORREGEDOR GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DE SÃO PAULO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO que as recentes alterações na legislação processual, em vista a informatização do processo judicial, têm reflexos nos serviços notariais e de registro, especialmente quanto à comunicação oficial dos atos processuais formados em meio digital;

CONSIDERANDO ainda, que o processo judicial eletrônico neste Estado de São Paulo está em fase de implantação, já se encontrando em atuação no Foro Regional de Nossa Senhora do Ó, bem como que isso gera diversos documentos eletrônicos (ofícios, mandados, etc.) destinados às unidades do serviço extrajudiciais: v.g. ordens de sustação de protestos, mandados de registro ou averbação ao registro civil das pessoas naturais ou ao registro de imóveis;

CONSIDERANDO por fim, a necessidade de disciplina elementar aos notários e registradores quanto às cautelas de cumprimento e qualificação desses documentos eletrônicos, bem como a conveniência de aguardar sejam decantadas as hipóteses dessa novidade, para futura, completa e definitiva regulamentação da matéria no âmbito das normas de serviço dos serviços extrajudiciais;

RESOLVE determinar aos tabeliães e registradores do Estado de São Paulo, que observem, provisoriamente, até regulamentação futura, em relação aos documentos eletrônicos oriundos do Poder Judiciário, o seguinte:

Art. 1º – São suscetíveis de recepção em tabelionatos e ofícios de registro, para os fins necessários, os documentos eletrônicos oriundos do Poder Judiciário, com assinatura digital, vinculada a uma autoridade certificadora, no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 2º – A recepção dos documentos eletrônicos em serviços notariais e de registro far-se-á em meio digital, devidamente autorizado pela Corregedoria Geral da Justiça, ou em cópia fiel do respectivo original assinado digitalmente, para o trâmite ou providências necessárias, conforme o caso.

§1º. As unidades de serviço notarial e de registro que estiverem informatizadas, com eficiente e seguro sistema de arquivo em meio digital, observado inclusive o subitem 26.1 do Capítulo XIII do Provimento CG 58/89, manterão os documentos eletrônicos arquivados em meio digital, em sistema de fácil busca, recuperação de dados e leitura, que preserve as informações e seja suscetível de atualização, substituição de mídia e entrega, em condições de uso imediato, em caso de transferência do acervo da serventia.

§2º. As unidades de serviço notarial e de registro que não estiverem em condições de promover o arquivo do documento eletrônico em meio digital, manterão suas cópias fiéis, com certificação de conferência e anotações remissivas necessárias, arquivadas, na serventia, em meio físico, ou por processo de gravação de imagem, ou por microfilme, conforme disciplina normativa própria.

§3º. Nas cópias fiéis de documentos eletrônicos conferidos, serão lançadas certidões da conferência, com data e assinatura do escrevente que a efetivar, para a prática dos atos de cumprimento ou qualificação, antes do arquivamento de que trata o parágrafo anterior.

Art. 3º – Tabeliães, registradores ou seus escreventes farão download dos documentos eletrônicos ou promoverão a conferência de suas cópias fiéis com os originais eletrônicos, apenas no site oficial indicado.

§1º. Documentos eletrônicos oriundos do Tribunal de Justiça de São Paulo devem ser baixados ou conferidos no site www.tj.sp.gov.br, segundo as instruções próprias para essas conferências.

§2º. Não confirmada a validade do documento eletrônico ou não havendo correspondência entre a cópia apresentada e o original assinado digitalmente, o tabelião ou oficial registrador abster-se-á do cumprimento ou da qualificação positiva, devolvendo-a com a respectiva motivação, sem prejuízo de comunicação ao juiz do processo.

Art. 4º – Não sendo possível à baixa nem a visualização do documento eletrônico para conferência, em razão de segredo de justiça, será indispensável certidão lançada e assinada pelo Diretor de Serviço da unidade judicial correspondente, na cópia do documento judicial eletrônico, que ateste sua autenticidade, a qual, com essa certidão, será suficiente para a prática dos atos de cumprimento ou qualificação.

Art. 5º – Tabeliães e oficiais de registro poderão, em resposta, oficiar, informar e encaminhar certidões e documentos em geral, para os Juízos que atuem em processos eletrônicos, por igual meio digital, desde que assinados digitalmente, com certificação digital, no âmbito da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), e sigam os padrões próprios de envio e protocolização eletrônicos do processo judicial.

Art. 6º – Este provimento entrará em vigor na data de sua publicação.
São Paulo, 04 de outubro de 2007.

Fonte: DOU